Секретарь — это личный помощник руководителя. Как же работается доверенному лицу? Всё о профессии и работе секретаря из первых уст

Секретарь — это личный помощник руководителя, его правая рука, его доверенное лицо. История возникновения должности секретаря берет свое начало в Древнем Риме, где появились первые помощники высокопоставленных особ. Они обладали не только отменной грамотностью, умением систематизировать документооборот и архив, но отличались завидной проворностью, изворотливостью, предприимчивостью, умели собирать сведения вокруг и, в то же время, держать рот на замке. Профессии секретаря в настоящее время учат в колледжах и техникумах различной направленности: педагогических, экономических, политехнических.

Сегодняшняя гостья журнала Reconomica, жительница Абакана, 15 лет проработала в должности секретаря в большом сельскохозяйственном предприятии по выращиванию племенного скота и знает об этой профессии и работе не понаслышке. Дадим ей слово.

Моя любимая профессия

Привет всем. Меня зовут Зоя Николаевна Иванова, мне 52 года, проживаю в Абакане.

Получение специальности и устройство на работу

Специальность я получила в 1991 году в профтехучилище. Обучалась год и получила диплом по специальности секретаря-стенографистки. Кроме стенографии, я изучала еще машинопись, делопроизводство, деловой этикет и русский язык.

Закончив училище, я долго не могла найти работу — везде требовались секретари с приличным стажем.

Подвернулся случай, и я устроилась машинисткой в воинскую часть. Тут рассказывать нечего — печатала только то, что давали, секретарских навыков не требовалось.

Затем, в связи с переездом, оказалась в Абакане, стала искать новую работу. Таким образом, состоялась моя встреча с вновь назначенным директором одного племенного завода. Он был человеком чужим для сельчан и предпочел взять в секретари такого же нового работника, приезжего. На собеседовании его очень подкупило, что я была в прошлом военнослужащей, быстро и грамотно печатаю прямо под диктовку. Главным условием было, чтобы все новости села регулярно стекались к нему, но ничего из стен офиса не выходило.

Работа секретарем директора племенного завода

секретарь

Кроме стенографии, я изучала еще машинопись, делопроизводство, деловой этикет и русский язык.

Мои должностные обязанности

В обязанности секретаря входило:

  • прием и отправка корреспонденции;
  • прием звонков и ведение телефонных переговоров;
  • ведение текущей документации (приказы, распоряжения, графики, сводки сельскохозяйственных работ, командировочные удостоверения, авансовые отчеты и прочее);
  • оформление дел для сдачи на хранение в архив;
  • прием посетителей.

Кроме того, наше хозяйство включало в себя 4 подразделения (фермы), с которыми постоянную связь поддерживал как раз секретарь, он был как бы посредником между руководителями. Отдельным пунктом стояли такие дела, как:

  • помощь директору в планировании дел на день,
  • личные поручения,
  • приготовление чая,
  • встреча и размещение гостей.

За 15 лет работы я научилась угадывать настроение директора буквально по шагам (кабинет находился на 2 этаже).

Мое рабочее место

Мое рабочее место.

Самым тяжелым было, пожалуй, привыкнуть к взрывному характеру руководителя. Вначале я немного даже поплакала. Затем решила, что так меня надолго не хватит, и сама себе провозгласила такую формулу, услышанную как-то на воинской службе: «Пули свистят над головами, но мы в окопах!»

Трудовые будни

Самым большим испытанием для меня был приемный день. Это был просто сгусток чистого негатива, который наваливался на меня с раннего утра.

Десятки недовольных работников являлись к директору с претензиями, просьбами, жалобами, а пока дожидались своей очереди, выплескивали все свое недовольство на меня. Это было очень тяжело, но я научилась с годами избегать явных конфликтов, занимала себя «неотложной» работой, телефонными разговорами и прочим, лишь бы не вступать в пререкания с посетителями. Директора поддерживала горячим чаем и выручала звонком из соседнего кабинета, если кто-то становился слишком уж назойлив.

Читайте также: Хотите получить работу мечты? Добавьте в ваше резюме всего один пункт — и вас заметят!

секретарь

У секретаря очень много обязанностей.

Тут уместно будет рассказать один смешной случай. Однажды заходит такая боевая старушка и без представления хватается за ручку двери кабинета директора. Я, как исправный секретарь, подскакиваю, захлопываю дверь у нее перед носом и буквально ору ей в лицо: «Вы куда, бабушка?» Она, ни грамма не смутившись, говорит: «Да я в этом кабинете 15 лет отработала!» И тут кто-то из толпы шепчет имя предыдущего знаменитого директора, о котором и книги писали, и передачи снимали… Ну, как тут выйти из положения? Не потерять лицо и не обидеть уважаемого человека? Я тихо и спокойно произношу: «Ну, Вы же не представились. Я бы сама Вас провела.» Открываю перед ней двери и всё — конфликт исчерпан. Потом все окружающие долго мне вспоминали эту «бабушку”.

Заработок и возможности для личностного роста

Зарабатывала я на своей должности совершенный минимум, ведь сельское хозяйство в нашей стране никогда не было прибыльным. Конечно, зарплата была белой и прилагался полный соцпакет.

Я еще застала профсоюзные путевки в санатории и бесплатные подарки на Новый год. В моем случае премии случались крайне редко, в виде готовой сельхозпродукции по итогам года (сено, зерно, мясо, молоко). Большим плюсом было то, что на своем рабочем месте я находилась в тепле и чистоте (в отличие от прочих работников села), могла знакомиться с разными интересными людьми, ведь закупать наш племенной скот приезжали с разных уголков страны и даже из-за границы.

Читайте также: Хотите устроиться на работу в банк? Личный опыт жительницы Сибири.

Еще я могла заниматься самообразованием: на почту руководителя постоянным потоком шли новомодные книги, газеты, журналы, где описывались современные технологии, передовой опыт в различных областях. Я пользовалась шансом и зачитывалась этой бесплатной информацией в минуты затишья, когда директор уезжал.

секретарь

Самым большим испытанием для меня был приемный день.

Еще один интересный момент — я стала коллекционировать конверты со всего мира с редкими марками и штемпелями.

Навыки и личные качества секретаря

Хочу привести еще один пример из моей практики. Думаю, он наглядно показывает, что не каждому по плечу эта профессия. Приехало телевидение, снимали предновогоднюю программу. Кроме всего прочего, был накрыт большой праздничный стол, и тут же возник вопрос: кто это готовил и как? И меня попросили на камеру рассказать рецепт какого-то блюда. Я, не сомневаясь ни минуты, смогла быстро и просто выступить. Другая девушка, которая быть может даже лучше умеет готовить, не смогла и двух слов сказать — так она волновалась.

Я считаю, что быть секретарем, помощником руководителя может человек ответственный, уверенный, знающий.

Он должен быть не только специалистом в своем деле, но также знать основы психологии, уметь организовать рабочий день максимально успешно. Быть только лишь делопроизводителем совершенно недостаточно. Нужно иметь четкую грамотную речь. Много времени секретарь тратит на телефонные переговоры, и часто от них напрямую зависит успех какого-то мероприятия, личной встречи руководителя с поставщиками или покупателями.

Читайте также: Как молодой экономист может стать начальником ПЭО и в чем суть этой работы? Реальная история жительницы Нижнего Новгорода.

секретарь

Помощником руководителя может быть только человек ответственный, уверенный, знающий.

Так что, если вам с трудом удается формулировать свои мысли, то эта профессия не для вас.

Нужно уметь концентрировать свое внимание, чтобы не допустить ошибки, быть пунктуальным, вовремя исполнять неотложные документы и отправлять в срок важные письма. От этого во многом зависит не только вся работа вашего предприятия, но и твое личное благополучие в дальнейшем.

Мои пожелания

Конечно, заработок секретаря будет зависеть от статуса компании или организации. Если это бюджетная сфера, то не ждите солидного оклада, самом распространенном случае — это чуть-чуть выше минималки.

Но если компания успешна, регулярно получает прибыли, она может себе позволить платить сотрудникам достойную зарплату, а по итогам работы за квартал или год — даже премию.

Желаю вам удачи в поисках такого успешного рабочего места!

Статья была вам полезна? Мы старались для вас! Пожалуйста, поддержите нас репостом в соцсетях или обсудите материал на любимом форуме. Это очень поможет проекту. Спасибо!

Есть мнение? Обязательно оставьте комментарий!

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *