Онлайн-касса. Инструкция, как сэкономить на самостоятельной установке новой контрольно-кассовой техники

Летом 2016 г. был принят 290-й Федеральный закон об онлайн-кассах, который призван внести изменения в положения 54-ФЗ “О применении ККТ”. По нововведению все кассовые аппараты с 1 июля 2017 г. должны передавать электронные копии чеков онлайн в налоговую.

Это новшество подразумевает достаточную головную боль для предпринимателей: тут тебе и замена оборудования, и регистрация нового, и изменённые принципы работы с комплектующими — в общем, достаточно сложный процесс. Попробуем вместе с журналом Reconomica немного разобраться с данным вопросом, чтобы не наломать дров, а сделать всё правильно.

Государство обязало заменить старые кассовые аппараты 

Здравствуйте. Меня зовут Алексей. Естественно, изменения коснулись и меня лично, ведь я тот, кто эти ККТ (контрольно-кассовая техника) в нашей организации должен настраивать. Заменить старые на новые кассовые аппараты государство обязало практически все организации и индивидуальных предпринимателей (ИП).

Прошло уже полгода с момента вступления в силу 54-го федерального закона, но тема по-прежнему актуальна, так как при открытии кампании или при расширении парка касс с этим обязательно придётся столкнуться.

За неисполнение выписывается штраф в несколько десятков тысяч рублей.

Некоторые субъекты предпринимательства прибегают к услугам обслуживающих контор для настройки “под ключ”, но это стоит несколько тысяч рублей. Я расскажу, как всё сделать самостоятельно и бесплатно с затратой не более двух часов времени.

Уже с 01.07.2018 заменить старые ККТ на новые обязаны налогоплательщики на патенте и те, кто платит единый налог на вменённый доход, а также кампании, использующие для расчётов автоматические устройства, работающие без участия кассира — платёжные терминалы и вендинговые аппараты.

Читайте также: Как не угробить свой бизнес. Реальная история одной предприимчивой девушки.

Как сменить старые ККТ на новые онлайн-кассы

Самостоятельным образом регистрировать кассу советую только тем, кто хотя бы немного разбирается в этой области. Непосвящённым пробовать лучше не стоит (даже по моей инструкции).

По силам это будет разве что системным администраторам, IT-специалистам и продвинутым в компьютерных технологиях бухгалтерам. Существует риск совершения ошибки, при которой потребуется смена фискального накопителя (ФН) — памяти ККТ.  ФН хранит все чеки, пробитые на кассе, шифрует их с присвоением специального кода для проверки. Стоимость ФН от 7 тыс. руб.

При самостоятельной настройке кассовой техники можно сэкономить.

Все инструкции я отыскал в Интернете и при обращении в кампанию, где покупали кассу. Пособие по регистрации ККТ в налоговой службе нашёл на их сайте (nalog.ru). Там она пошаговая и с картинками, ошибиться трудно. Фискализацию (регистрацию) самой кассы провёл по инструкции с сайта-производителя ККТ.

Добавить кассу в онлайн-кабинет оператора фискальных данных (ОФД) мне помогли в технической службе моего оператора. ОФД — кампания, получающая чеки из ККТ и отправляющая их в налоговый орган. Предварительно я проштудировал все эти инструкции, посмотрел несколько десятков роликов на Youtube, посидел на форумах. В общем, на самообучение ушёл день.

Шаг первый — регистрация новой ККТ

Сперва нужно авторизоваться на сайте налоговой службы по электронно-цифровой подписи (практически у каждой кампании она есть) и зайти в подраздел “Учёт ККТ”. После чего нажать на кнопку “Зарегистрировать ККТ”.

Откроется заявление на регистрацию новой кассы. В нём заполняется КПП точки продаж, где будет работать касса, адрес места установки, название точки продаж, модель ККТ и её заводской номер (указан на самой кассе или в паспорте), номер и модель ФН (указаны в паспорте ФН), название — ОФД, ИНН ОФД.

Не забудьте указать режим работы кассы: автономный (для населённых пунктов менее 10 тыс. чел. или местности, удалённой от средств связи) или онлайн (с передачей чеков).

Уверены в своих силах? Сможете сделать всё и сами, руководствуясь материалом данной статьи.

После заполнения всех полей нажимаем “Подписать и отправить”.
Заявление уходит на проверку. Максимальный срок — один рабочий день. Дожидаемся, когда присвоят 16-значный регистрационный номер. Срок действия этого номера — один день после его присвоения. Так что нужно обязательно успеть.

Получив регистрационный номер, переходим к самой ККТ для её фискализации (регистрации). Для каждой модели кассы есть драйвера, с помощью которых производятся настройки в аппарате.

В драйвере кассы в соответствующем пункте меню вносятся номер ФН, название ОФД и его ИНН, регистрационный номер с сайта налоговой службы, система налогообложения организации, адрес установки ККТ, ИНН и полное название организации. По завершении фискализации из кассы выйдет чек — отчёт о регистрации.

Шаг второй — присвоение онлайн-кассе регистрационного номера

С отчётом о регистрации возвращаемся на сайт налоговой службы в тот же раздел, где мы регистрировали ККТ. Нажимаем на строчку с нашей кассой и выбираем “Завершить регистрацию”. Откроется поле, в котором нужно ввести данные отчёта о регистрации — дату и время, фискальный признак, номер фискального документа, ИНН ОФД. После ввода данных нажать “Подписать и отправить”.

Необходимо обязательно дождаться уведомления, что ККТ зарегистрирована. С этого момента ККТ на учёте. В случае, если после присвоения регистрационного номера не фискализировать кассу в течение суток, то не получится завершить регистрацию на сайте федеральной налоговой службы (будет выходить ошибка о недействительности данных). В таком случае потребуется только замена ФН.

Шаг третий —  добавление ККТ в онлайн-кабинет оператора фискальных данных (ОФД)

Завершающим этапом является добавление ККТ в онлайн-кабинет ОФД. Таких операторов около десяти, у каждого свои особенности по добавлению кассы. Общее то, что требуется ввести номер ККТ, номер ФН и регистрационный номер кассы. Здесь рекомендую позвонить в техническую поддержку вашего ОФД. Вам или скинут пошаговую инструкцию, или продиктуют, что нужно сделать.

Особенности нововведения 

Особенностью нового закона является отсутствие обязанности заключения договора на обслуживание, как ранее. Если ваши технические знания позволяют производить манипуляции с программной настройкой и регистрацией кассы, то никто вам это не запрещает.

Центры обслуживания предоставляют платные услуги по регистрации кассы от начала и до конца, а также заключают соглашения на обслуживание ККТ в течение определенного срока. Бесплатно по регистрации контрольной техники практически всегда отказываются консультировать.

Кому не потребуются новые онлайн-кассы? Таких немного. Возможно, и вы из их числа.

Кто освобождён от исполнения нового закона

Есть исключения, кого не коснётся новшество:

• ИП, продающие газеты и журналы в киосках.
• ИП, находящиеся в отдалённых районах.
• Продавцы мороженого и безалкогольных напитков на розлив.
• Продавцы сезонных овощей и фруктов.
• Торговцы продукции на разнос.
• Торговцы на розничных рынках и ярмарках.
• Продавцы из автоцистерн.
• Аптеки, работающие в фельдшерских пунктах в отдалённых районах.
• Больницы, где нет аптек.

Заключение

В настоящее время предложение нового оборудования полностью удовлетворят спрос, чего не скажешь о первых двух кварталах 2017 г., когда поток клиентов скупал все ККТ. Возникали очереди ожидания в организациях, продающих кассы. Ажиотаж ожидается и ближе к лету 2018-го, когда оставшиеся кампании будут обновлять кассы.

Читайте также: Предпринимателю о бухгалтерии интернет-магазина. С чего начать легализацию онлайн-бизнеса.

Подводя итог, хочу сказать: при самостоятельной настройке кассовой техники можно сэкономить, если в фирме от 5 и более касс. Крупные фирмы часто обходятся силами своих технических специалистов. Если же вы никогда не сталкивались с работой ККТ, лучше обратиться к профессионалам и не рисковать. Благодарю за внимание.

Опубликовано 15 апреля, 2018 Обновлено 15 апреля, 2018 Пользователем Сергей Мыскин