Вакансии менеджеров отдела продаж размещены повсюду, а что с менеджерами по закупкам? Они тоже очень нужны, но работа здесь, пожалуй, более ответственная. Ведь довольно часто в небольших компаниях бывает, что закупками занимается только один человек. Он и начальник отдела, он и исполнитель. Как и сегодняшняя гостья журнала Reconomica, Ольга Малышева из Липецка. Являясь начальником отдела закупок, Ольга не имеет подчиненных, выполняет всю работу сама. В чем заключается эта работа, какие у неё есть плюсы и минусы, как она оплачивается, обо всем этом вы узнаете, прочитав статью.
Содержание материала
Кто такой специалист по закупкам
Здравствуйте! Меня зовут Малышева Ольга Владимировна, я из города Липецк. Мне 24 года, год из которых я тружусь на ниве закупок. Стаж не непрерывный — перешла на большую зарплату с заменой работодателя.
Мой родной город — Липецк.
Это такой человек, который обеспечивает склад продукцией на продажу, офис печеньками, если на то есть добро вышестоящего руководства. А еще часто исполняет аналитическую, поисковую, бумажную работу.
Если специалист отдела продаж должен минимизировать риски предприятия с не проданным товаром, то закупщик обеспечивает наполняемость склада, чтобы всегда было что продавать.
Что нужно уметь:
- как и в почти любой офисной должности, нужно уметь обращаться с базой 1С;
- уметь найти в Гугле все, что потерялось, в Яндексе — где купить дешевле (поставщики);
- купить все, что нужно, с деньгами или без;
- понимать процессы предприятия, логистику, сбыт;
- следить за документами, оформлять их;
- отстаивать свои решения перед начальством.
В каждой конторе закупщика обучают, везде есть тонна нюансов, которые прошлый опыт делают не очень значимым. Меня на первом месте обучили так: «Вот тебе пароль от базы, занимайся.»
Как получить эту должность и на какую зарплату рассчитывать
Впервые меня пригласили по знакомству, нужен был ответственный и исполнительный человек. Пригласил бывший начальник с другого места работы, где я трудилась оператором ПК. Тут главное — зарекомендовать себя хорошо и работа найдется сама.
Уже на месте, где все понравилось, узнала, почему кончился прошлый закупщик — ушла в декрет, я поняла, что это намек, и лучше «не косячить».
Как трудовой единице без стажа, мне дали оклад в 20000 рублей. Если посмотреть по реальным заработкам в городе — неплохо, совсем неплохо.
Читайте также: Зарплаты в РФ по специальностям. Куда пойти учиться, чтобы хорошо зарабатывать.
Позже, я перешла в другую организацию, где заработок складывался из минимального оклада (12000 рублей) и выполнения KPI. Так как я жадная, то выполняла план, и на руки получалось уже 35000 рублей.
Все выплаты официальные, со всеми налогами и отчислениями, полным соц. пакетом, которыми впрочем, я не воспользовалась.
Переход на новое место работы
Собеседование на новое место длилось 10 минут. Сначала мы обсудили с директором мое резюме и невеликий опыт. Потом меня попросили рассказать, как я буду налаживать работу.
Я прошлась по обязательным пунктам, как вижу, попутно узнала про дополнительные обязанности и особенности. В процессе выяснилось, что сформировать отчет, который мне нужен, в 1С невозможно, так как нужно переделывать карточки товаров, добавляя несколько пунктов. Собственно меня тут же отвели на рабочее место, где я начала переделывать эти карточки. На следующий день меня уже официально оформили.
В обоих случаях, закупки не были отделом, то есть работала я одна, как сама себе боец и командир. Карьеру в таких местах не сделать. Если бы возникло желание расти дальше, то искать место либо главы отдела закупок, либо рядовую должность с возможностью роста.
Нужно учитывать все.
Трудовые будни
После того, как копаясь в базе и документах, я поняла, что вообще происходит, началась рутина с поставщиками. Рутина – громкое слово, ежедневно происходило что-то, что требовало активного участия, скучно не было ни дня!
Внутренние заботы
Сначала нужно познакомиться со складом. Это происходит в момент вступления в должность, путем внеплановой инвентаризации. Такой поворот никому не понравится, кстати.
Маневр, во-первых, для налаживания связи личным общением. Я ходила с ведомостью сама, участвовала в процессе вместе с зав.складом. Заодно оцениваем хозяйство, объем помещений, стеллажей, возможности разгрузки и загрузки. Узнаем попутно мнение кладовщиков, о том, что тут стоит вечность, что быстро уходит, может какое оборудование нужно, а до заявки у них руки не дошли. Все мнения собираем под диктовку в блокнотик, пригодится.
В перерывах нужно взять за пуговицу логиста и пусть расскажет о своей жизни. Как, откуда и куда они возят, обычный график поставки и отгрузок, даже в каком состоянии автопарк. Закупать зап.части, возможно, тоже придется. Для планирования — это необходимый человек. Я договорилась, что обязательно буду с ним согласовывать всякие новости за максимально возможный длительный срок.
Читайте также: Как получить должность исполнительного директора в крупной компании.
В случае, если автопарка нет, то все равно надо знать сложившиеся графики и маршруты. Возможно, что-то забирать попутно, для экономии.
Третий отдел взаимодействия — отдел продаж. Им предоставила ведомость по инвентаризации с вопросом, что они думают, чего не хватает и что лишнее.
Проверить информацию по базе, выяснить топы продаж и товар, который только держит деньги и место на складе. Сложить свое мнение о необходимости расширения ассортимента и вывода позиций.
Охватить нужно все направления: и розницу и опт, если он есть.
По описанию может показаться, что это не работа закупки, но практика показала, что знание процессов всего предприятия, здорово помогает не делать идиотских ошибок и не ставить в неудобную позицию остальные отделы. Со всеми желательно плотно общаться.
С бухгалтерией проще, главное вовремя передавать счета и прочие бумажки. Я вела отдельный блокнот по взаиморасчетам, с графиками платежей, недовозам, пересортам.
На складе приходится бывать довольно часто.
Поставщики
Обычно есть один или несколько базовых поставщиков, с которыми придется работать. Ничего интересного в этом моменте: вовремя отправляем заявку, действуем по накатанной.
Руководство будет подкидывать идеи, ну или сами себе ищем сложности, в плане расширения ассортимента. К примеру, найти новогоднюю продукцию, мелочи на подарки к акциям.
Каждый новый поставщик отгружал мне товар без предоплаты.
Допустим, нам нужно ввести новые позиции, определились, чего хотим. Я ищу варианты и рассылаю свое предложение.
В предложении либо отсрочка платежа, либо вариант под реализацию. Запрос прайса, в котором есть скидки за крупный опт, мелкий опт, даже если их нет, пусть придумают, некуда торопиться. Обязательно обсуждаю возможности бесплатной доставки, накопительных скидок, узнаю когда будут акции и какие, какие рекламные материалы готовы предоставить.
После ответов сравниваю прайсы. При условии, что товар у них одинаковый (одна модель, марка, одно качество), то выбираю по цене. Все, что я описала выше, никак не влияло на итоговый выбор, ничего, кроме цены. Первую тестовую партию, получалось брать под реализацию с отсрочкой в месяц до первых расчетов. Взамен гарантийное письмо (боги мои, сколько я написала этих писем!) и подробный отчет о продажах. Иногда в доп. соглашении к договору поставки, получалось вставить возможность возврата товара, который не смогли продать.
Трудности или особенности
Принимая обязанности от другого человека этой должности, я столкнулась с тем, что действия происходят стихийно. Кто-то что-то попросил — мы купили, согласовали устно. Необходимо сразу очертить порядок: заявка, согласование и только потом затраты на закупку.
Я добивалась того, чтобы заявки присылали на электронную почту с максимально раскрытым ТЗ. Статус электронной почты приравнивала к внутреннему документообороту.
Вникая в работу, можно найти косяки эпического масштаба, которые нужно исправлять. Например, я обнаружила, что с каждой поставкой, дважды в неделю, происходил бой тары, пусть немного, но в течении двух лет. Склад каждый раз давал информацию об этом. По договору поставки, нужно было отправлять претензию поставщику, а по факту получалось небольшое списание после каждой инвентаризации.
Читайте также: Как стать успешным менеджером по продажам. Опыт от менеджера по ключевым клиентам в сфере смазочных материалов
Тара давалась поставщиком в аренду, учитывали, что она у нас. Для исправления ситуации я начала отправлять претензии по бою при доставке и одновременно закупать тару. Пришлось распределять эту нагрузку на долгий срок. Управляющему обосновала ситуацию и обещала, что за счет того, что теперь мы не будем бой списывать, на эти средства постепенно докупим необходимое.
Вопрос, который мне задают постоянно: про откаты. Не знаю, мне ни разу не предложили, может потому, что я и так слишком много хотела и никогда не предлагала их сама.
Плюсы и минусы
Большой плюс для меня лично — это самостоятельное принятие решений, постоянное движение, включая физическое. Задачи, которые требуют аналитики, разных подходов. Много общения с разными людьми, возможность выездов. Совершенно не конвейерное занятие, по сути.
Из минусов главное — нельзя выпускать из рук текучку. Заболеть и уйти в отпуск — проблема, потом разгребать завал придется.
Эта работа будет хороша для тех, кто допускает периодичность нагрузок: слабая/сильная. Кому нравится выполнять не стандартные задачи, любителям изобретать решения, крутиться и выкручиваться. Иногда врать, юлить недоговаривать.
Опубликовано 20 декабря, 2018 Обновлено 20 декабря, 2018 Пользователем Ольга Медведева