Особенности и методы оптимизации бизнес-процессов

Сегодня, когда половина бизнесов в России находится на грани разорения (и не по своей вине), собственники и управляющие ищут решения по оптимизации. Говоря проще — кого или что можно сократить без значительного ущерба для общего дела. При этом многие руководители понятия не имеют, с какой стороны подступиться к пробеме. Сегодня Reconomica расскажет, с чего начать оптимизацию бизнес-процессов.

Что такое бизнес-процессы

Прежде чем рассмотреть методы оптимизации бизнес-процессов, необходимо дать четкое определение этому понятию и провести тезисный анализ основных ошибок, которые делают руководители.

Итак, бизнес-процесс – это любое действие или комплекс действий, которые реализуются предприятием. Он всегда направлен на решение конкретной задачи, примеры – транспортировка продукции на склад, ее реализация на точке, обзвон лидов, анализ локального рынка, мониторинг базы контрагентов.

Оптимизация бизнес-процессов компании: пошаговая инструкция и ...

Чем быстрее бизнес-процесс решает целевую задачу – тем эффективнее работает предприятие. Для этого бизнес-процессы необходимо оптимизировать – повышать скорость обработки и реализации, устранять застойные и деструктивные факторы.

Ошибки в оптимизации бизнес-процессов

  • Фокус на аспектах и деталях процесса, которые кажутся значимыми, но на самом деле несущественны. Пример – после очередного срыва сроков руководитель отдела оправдывается, что всё делал по Заявке, и директор корректирует Заявку, хотя реальная причина в некомпетентности руководителя.
  • Принятие интуитивных решений вместо технологических. Пример – руководитель отдела не очень хорошо понимает, как работают его SEO-специалисты, и принимает решение взять нового сотрудника на должность SMM-менеджера, потому что позиции по соцсетям проседают. Реальная же проблема крылась в срывах сроков копирайтером.
  • Использование оптимизационных технологий не по назначению. Пример – стандарт ISO, под который многие компании стремятся подстроиться, потому что директорам кажется, что это статусно и даст преимущества. Реально преимущества дает оптимизация процессов, а не их подстройка под стандарты.
  • Личное участие руководителя в решении задач. Такой подход не только отвлекает руководителя от организационной работы, но также снижает уровень инициативности сотрудников и, в конечном счете, понижает их компетенцию, потому что фактически кто-то другой выполняет их работу.

Какие элементы бизнес-процессов можно оптимизировать

Основной источник по теме оптимизации работы компании подробно разъясняет, как именно оптимизация влияет на эффективность предприятия. Мы же остановимся на методах, но сначала определим, на что именно руководитель может и должен повлиять:

  • скорость исполнения задач;
  • скорость принятия решений;
  • скорость исполнения заявок;
  • качество предоставления услуг;
  • логика сфер управления;
  • коммуникация внутри организации;
  • компетентность сотрудников всех уровней;
  • эффективное использование сотрудниками рабочего времени.

Оптимизация бизнес-процессов: методы, этапы, ошибки

Исключая технический аспект, всё сводится к компетенции сотрудников на местах и руководителей отделов. Помимо профессиональных навыков это также касается эффективности – сколько времени сотрудник отдает работе, а сколько – занимается собственными делами. С этой точки зрения идеальным выходом становятся программные решения для контроля сотрудников, но – обо всем по порядку.

Методы оптимизации бизнес-процессов

ООО ЦПИ "Колос-с" - Автоматизация бизнес-процессов

Инжиниринг

Этот метод оптимизации основан на целевой интеграции в работу компании нового информационного пласта. В первую очередь, это повышение квалификации всех сотрудников – от рядового сборщика до топ-менеджера.

Также инжиниринг подразумевает сокращение старых технологий за счет внедрения новых, более совершенных. Ракурс может быть любым – производство, логистика, работа с клиентами, исполнение заявок.

Часто для реализации методики инжиниринга приглашается сторонний специалист – признанный эксперт в своем сегменте. Он анализирует актуальную ситуацию и дает компетентные рекомендации по оптимизации направления.

Реинжиниринг

Несмотря на схожесть названия, имеет концептуальное отличие от инжиниринга – при реинжиниринге изменения вводятся не постепенно, а сразу и тотально – то есть на всех направлениях. По сути, это перестройка компании с чистого листа с полной заменой технической части и по необходимости – заменой персонала.

Частным случаем реинжиниринга можно назвать ребрендинг – когда фирменный стиль компании адаптируется под актуальные реалии. Это хорошо показывает взаимосвязь и объясняет тотальность процесса – вслед за сменой фирменного стиля меняется дизайн веб-ресурсов, а вслед за ними неминуемо оптимизируется функциональная часть.

Целевые решения

Подразумевает использование целевых инструментов оптимизации – это такие решения, которые улучшают работу компании в конкретном сегменте. Преимущество инструментального совершенствования в том, что его можно проводить по мере возможностей, постепенно нивелируя слабые звенья.

Пример – программное решение для контроля сотрудников. Если брать уже, то это может быть фотография рабочего времени – сбор детальной и поминутной статистики о занятости специалиста в течение рабочего дня. Статья о методах создания фотографии рабочего времени подробно разъясняет, как внедрить такой инструмент, и что он дает.

Total Quality Management

Переводится как «Всеобщее управление качеством». Этот метод представляет собой непрерывное повышение эффективности всех организационных процессов. По сути, это сращение инжиниринга и целевых решений, которые внедряются постоянно, но не точечно, а на всех этапах – от производства до получения продукта клиентом.

В TQM входит повышение качества самой продукции, организационных процессов и квалификации персонала. Определяющие параметры – удовлетворенность клиентов, удовлетворенность сотрудников и финансовые показатели компании.

Ключевой нюанс в реализации всех этих методов оптимизации бизнес-процессов – постоянное совершенствование. То есть ни один из них не заканчивается в какой-то момент времени, он либо заменяется другим, либо переходит на новый уровень. В теории организации это определяется как переход Повышения качества (Quality Improvements) в Обеспечение качества (Quality Assurance).

Статья была вам полезна? Мы старались для вас! Пожалуйста, поддержите нас репостом в соцсетях или обсудите материал на любимом форуме. Это очень поможет проекту. Спасибо!

Есть мнение? Обязательно оставьте комментарий!

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *