Варианты автоматизации закупок в 1С

Вы удивитесь, но даже в больших компаниях пополнение запасов часто делается вручную «на коленке». Да, конечно, нет одной волшебной кнопки, которая всё сделает за вас, но тем не менее, автоматизируются и значительно упрощаются многие процессы в жизни закупщика. С компьютером закупки делаются в несколько раз быстрее и точнее, чем вручную, и работа, которая занимала дни, выполняется за пару часов. Поэтому, рано или поздно, многие компании задумываются об автоматизации.

Сегодня Reconomica постарается раскрыть, какие альтернативы ручным закупкам существуют. Ведь автоматизироваться можно по-разному. Вариантов много, и у каждого есть свои плюсы и минусы. Давайте разбираться.

Данные в Эксель-таблицах — так автоматизировали бизнес-процессы наши бабушки!

Начнем с самого простого. С того, чем все так или иначе уже пользуются – старый добрый Эксель. Он сильно облегчает труд закупщика, имеет множество возможностей, позволяет проводить сложные расчеты и обрабатывать уникальные ситуации.

Существуют и специализированные модули прогнозирования для Excel. К сожалению, все достоинства Экселя упираются в три принципиальные проблемы, которые мешают его широкому применению:

  • Во-первых, высокий порог входа. Нельзя с нуля открыть Эксель, нажать пару кнопок, и уже через 5 минут получить результат. Нужна довольно кропотливая настройка, которую не каждый сможет сделать. Хороших специалистов и консультантов дефицит, найти их не так-то просто, да и цены кусаются.
  • Второе – выгрузка данных. Эксель не может подтягивать данные прямо из 1с. Нужно сохранить данные из 1с и как-то загружать их в нужном виде в Excel. Полбеды, если бы это была сложная, но однократная настройка на начальном этапе. Нет, все сложности с выгрузкой и приведением её в подходящий для Экселя формат испытываются регулярно, каждый раз, при каждом заказе поставщику. Огромное количество времени и сил уходит не на продуктивную работу (анализ данных), а на мартышкин труд по выгрузке-загрузке данных.
  • Третье  — не все процессы могут быть автоматизированы через формулы на листах Эксель, требуется нормальный язык программирования. Чтобы чуть приподнять этот потолок, можно использовать для автоматизации встроенный в Эксель скриптовый язык VBA. Но полноценного приложения с его помощью не создать. Так или иначе приходится переходить к специализированным программам.

Современные альтерантивы Экселю

Какие же есть более продвинутые альтернативы? Часто используются две.

Автоматизация в 1С

Первая альтернатива Экселю, которую обычно рассматривают это типовой механизм автоматизации закупок в 1с. В версии 1С: Управление торговлей 11 он более развит, чем в 10.3 и для покрытия базовых потребностей теоретически вполне может подойти. По-факту же, очень-очень немного компаний смогли его освоить и начать реально эксплуатировать.

На это есть две причины:

  • во-первых, решение очень запутанное. И все его плюсы обнуляются сложностью понимания и освоения. Большинство франчайзи 1с и частных специалистов также в нём не разбираются. Определённо, есть специалисты 1с, которые могут настроить типовую систему закупок, но найти их практически нереально. Рекламных предложений о подобных услугах нет, а обращение к вашей обслуживающей фирме или к большинству других не даст результатов.
  • во-вторых, несмотря на сложность, очень многие важные для закупщика функции отсутствуют: нет аналогов, сезонных коэффициентов (не путать с теми, что используются в планах продаж), уровней обслуживания, балансировки и многих других полезных вещей. Полный их перечень можно найти здесь.

Самописный софт

Следующая альтернатива — самостоятельная разработка системы автозаказа, силами своих штатных или сторонних специалистов. Это неплохое решение, оно было особенно популярно несколько лет назад.

Вам сделают именно то, что нужно и именно так, как вы это видите. К тому же, не нужно будет тратить время на освоение новой сложной системы, ведь вы создаёте её сами, понимая, как она будет работать.

Есть три минуса, из-за которых этот подход становится всё менее популярным:

Во-первых, ни вы, ни программисты — не эксперты в области статистики и закупок, да и не обязаны ими быть. По этой причине, вы получаете продукт, который не обладает каким-то развитым математическим аппаратом и сложными алгоритмами. Он отражает только ваши, в большинстве случаев поверхностные, знания в этой области. На первом этапе этого достаточно, но со временем, по мере усложнения процессов и роста аппетита к автоматизации, многие потребности закупщиков останутся незакрытыми. Решение получается полезным, но примитивным.

Казалось бы, почему не доработать систему ещё раз? Также, как она была разработана изначально. Всё не так просто и это второй минус собственных разработок — развивать систему чрезвычайно трудно. Быстро делается только первая версия программы. Все дальнейших усовершенствования запутывают внутренний механизм, усложняют разработку и требуют больше времени и денег. Что еще важнее, специалисты (хоть штатные, хоть внешние) не сидят вечно на одном месте. Они увольняются, переходят с одного места работы на другое. И когда уходит единственный программист, понимающий внутренности сложной разработки, найти замену очень трудно.

Каждый новый программист отнекивается, не хочет разбираться в чужих косяках, утверждает, что всё плохо и проще сделать заново.  В итоге добавляет новый функционал в виде заплатки, что ещё больше всё усложняет. На системную работу времени и желания нет.  Аналогичные проблемы, даже в ещё большем объеме, возникают, когда разработку делают внешние фирмы (франчайзи). Специалисты меняются ещё чаще, система запутывается быстрее и уже нет никого, кто бы понимал как она работает.

Единственный способ развивать свое решение — выводить его на рынок, предлагать другим компаниям и за их счёт, за их деньги продолжать доработку и совершенствование. Именно так рождено большинство готовых систем, ещё одна альтернатива в автоматизации закупок. Готовая система автозаказа, избавляет от проблем с разработкой и уменьшает время ожидания результатов, не нужно ждать пока её разработают. К тому же, такие системы уже обкатаны на других предприятиях, на многие грабли уже наступили и исправили.

Загуглим. Тут тоже не один вариант. Есть системы, которые работают независимо от 1с и требуют обмена данными с ней, и те, которые не только разработаны на платформе 1с, но и встраиваются прямо внутрь вашей существующей базы 1с.

Да, путь тернистый, но когда есть выбор – это хорошо.

Минусы подключения внешних систем к 1С

Давайте разбираться, что вам подойдет больше. Начнём с внешних по отношению к вашей базе 1С систем. Они различаются по возможностям и ценам. Есть решения со средними возможностями за десять тысяч рублей в месяц. А есть мощные решения, со всеми функциями, которые только могут понадобится компании в области закупок, за один-два миллиона рублей единовременно.

У внешних систем есть несколько важных минусов:

1. Необходимость в настройке обмена. Так как решение внешнее, для его работы необходимо выгружать данные из 1с и загружать обратно. Это влечет проблемы:

  • Выгрузку/загрузку нужно настраивать. Обычно она не работает “из коробки”. Настройку компания-продавец решения может перепоручить вашим штатным специалистам или вообще третьей компании. Это вносит лишнее звено в систему,  внедрение усложняется и затягивается.
  • Такая настройка стоит денег, что еще больше увеличивает стоимость решения.
  • Сам процесс выгрузка/загрузка занимает время. Данные обновляются не оперативно.
  • Не всегда реализована загрузка результатов в 1с. Сформированные заказы поставщикам или перемещения нужно вносить из системы автозаказа в 1с своими силами (либо доработать модуль обмена).

2. Нет оперативной расшифровки. Нельзя, например, два раза кликнуть по колонке “Продано” и открыть один из документов, который эту продажи сформировал, т.к. документ остался в 1С, а вы работаете в другой системе.

3. Нет возможности менять данные в 1с из системы автозаказа: увидели неправильную цену, отчего-бы её сразу не поменять — а нельзя. Товарная категория, дополнительные свойства — нужны и в обычной работе. Но приходится их менять и в системе автозаказа и в 1с параллельно. Либо настраивать выгрузку/загрузку.

4. Необходимость в обучении. Кнопок, флажков и возможностей очень много. Первое время совершенно непонятно куда нажимать и что с этим всем делать. Нужно затратить время и силы закупщика на освоение. Правда, это касается всех готовых систем. В каждой так или иначе нужно поломать голову, чтобы понять принцип работы.

5. Этот процесс очень облегчают консультанты, служба поддержки и возможность доработки “под себя”. Но часто, мощные системы имеют неадекватно высокую стоимость таких доработок и консультаций.

Если вас не пугает обмен данными и цена, то берите. Такие системы очень мощные и закрывают почти все задачи закупщика.

Решения на базе 1С

Системы, разработанные на платформе 1с не могут пока тягаться с мощными многомиллионными внешними решениями. Но со средними их вполне можно сравнить и при сопоставимом функционале, стоимость решений на 1с в разы меньше.

Плюсы:

  • Проще, чем Эксель, не требует высокой квалификации пользователей.
  • Настраивается легче, чем типовой механизм 1С, есть техподдержка от разработчиков, шире и глубже функционал.
  • Имеет открытый исходный код, доступна для доработки под нужды компании штатными или внешними специалистами.
  • Нет обмена, данные доступны менеджеру по закупкам онлайн. Все цифры расшифровываются до документа, возможно редактирование данных в 1с

Минусы:

  • Система недоступна пользователям, работающим не в 1с, либо на не поддерживаемых конфигурациях.
  • Единицы внешних консультантов и фирм, готовых помочь с освоением системы. Консультироваться можно только с разработчиками либо доходить до решения своим умом.

P.S. Многофункциональная система для автоматизации закупок в 1С “min-max.pro” позволят оптимизировать товарные запасы, прогнозировать спрос и в интерактивном формате работать с поставщиками. Получить демо-версию на 14 дней можно здесь.

Статья была вам полезна? Мы старались для вас! Пожалуйста, поддержите нас репостом в соцсетях или обсудите материал на любимом форуме. Это очень поможет проекту. Спасибо!

Есть мнение? Обязательно оставьте комментарий!

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *