3 причины, почему автоматизация бизнес-процессов работает: на примере нововведений от Антона Токанина

Важная часть успеха компании — это эффективная работа, которая строится на оперативности и качестве. Чтобы поддерживать бизнес на плаву, нужны грамотные подходы к управлению. Поэтому очень важно, какие решения принимает лидер — руководитель бизнеса.

Этого мнения придерживается и Антон Токанин — основатель и генеральный директор строительного магазина Прораб.Шоп. Он умеет вовремя увидеть проблему и оперативно исправить ситуацию, приняв оптимальное решение. И одно из последних — автоматизация работы с товарами, которая в совокупности с интернет-магазином Прораб повысила продуктивность сотрудников и улучшила показатели бизнеса в целом.

В этой статье вы узнаете, как Антон Токанин пришел к решению об автоматизации, каковы принципы ее работы, и как она сказывается на рабочих процессах компании.

Автоматизация бизнеса: суть нововведения Антона Токанина

Развитие компании зависит от слаженной работы всей команды, которая является частью одной большой системы. И всей этой системой нужно управлять, чтобы она была максимально продуктивной. Тогда на помощь приходит руководитель, который грамотно выстраивает рабочие процессы, делегирует задачи и формирует порядок.

Но даже самый опытный директор не может проследить абсолютно за всем. Поэтому для оптимизации рабочих процессов следует прибегать к использованию специальных инструментов, которые ему в этом помогут. Так сделал и Антон Токанин, который внедрил инструмент, автоматизирующий работу с товарами. Речь идет о терминале сбора данных, который хранит всю информацию о стройматериалах и умеет их распознавать.

Какие проблемы побудили ввести в работу терминал

Изначально в “Прораб.Шопе” работа с товарами шла вручную. После поступления заказа всю информацию о нем (наименование и количество) печатали менеджеры на бумаге. Затем этот документ передавался сотрудникам отдела сборки, которые искали товар на складе согласно данным.

Однако поиск товара вручную во многом затруднял рабочий процесс. Во-первых, самостоятельная сверка данных на бумаге с этикетками товаров занимала много времени и сил, задерживая остальную работу. Во-вторых, часто возникала пересортица: некоторые товары похожи между собой как внешне, так и в наименовании, поэтому сотрудники могли путать и класть в корзину не то, что нужно. В результате — заказ выполнен неправильно, клиент не получает нужные ему материалы и остается недоволен сервисом. Эти проблемы побудили Антона Игоревича задуматься об электронном устройстве, который бы помогал избегать таких ошибок.

Как реализовывалась идея

Решение внедрить в работу терминал сбора данных было принято в 2022 году, когда случаи пересортицы стабильно продолжались уже несколько месяцев. Главной задачей в решении было то, чтобы заказы выполнялись правильно. Несмотря на то, что сотрудники “Прораба” хорошо знакомы со стройматериалами и знают весь ассортимент, они не могут идеально распознавать абсолютно все товарные единицы: разница может быть даже в оттенке и дополнительном миллиметре, а в документах — буквально в запятой. И тогда Антон Токанин решил упростить задачу сотрудникам с помощью специального терминала, который будет распознавать товары по каждому признаку.

Директор детально изучил этот вопрос: рассмотрел перспективы нововведения, оценил финансовую выгоду и пообщался с разными производителями. В итоге он остановил свой выбор на одной из компаний, и в “Прораб” внедрили первый терминал сбора данных. А для удобства работы с устройством на складе установили еще и специальный принтер, который печатает штрихкод товаров на специальных наклейках. Они наносятся на ячейки хранения, чтобы при поиске товаров можно было легко их отсканировать.

Как работает терминал

После внедрения устройства, каждому товару стал присваиваться индивидуальный внутренний код, штрихкод, артикул и ID номер. Эти данные вводятся в базу данных, хранящуюся в терминале, и одновременно привязываются к карточке товара в каталоге интернет-магазина Прораб.Шоп. После того, как покупатель оформляет заказ на сайте, заявка в CRM-систему, где ее обрабатывают менеджеры. Затем они направляют данные о заказе в отдел сборки и комплектования, где его уже ждут сотрудники склада.

При поиске необходимого товара на складе сотрудник пробивает его штрихкод, напечатанный на тех самых наклейках на ячейках хранения. При сканировании терминал позволяет определить, соответствует ли выбранный товар заказу. Риска ошибиться здесь нет: устройство выдает ошибку, если сотрудник считывает терминалом штрихкод другого товара, а не того, что поступил из CRM-системы. 

Как отнеслись сотрудники к нововведению

Людям всегда психологически трудно отказываться от того, к чему они привыкли. Так же и сотрудники “Прораба” не сразу привыкли работать с терминалом. Им казалось, что работать вручную, “по старинке” — легче и удобнее. А затруднял их больше всего интерфейс устройства, с которым еще предстояло научиться работать.

Первый месяц с терминалом работали в тестовом режиме. Причем опробовали его почти все: и сотрудники склада, и менеджеры, и сам Антон Игоревич. Устройство оказалось действительно удобным в применении, и со временем все сотрудники смогли привыкнуть к нововведению и оценить его по достоинству. И сейчас сотрудники уже не представляют себе рабочих процессов без терминала, который облегчает им работу и освобождает время на другие задачи.

Как автоматизация улучшила работу компании

Терминалы сбора данных, как и любая автоматизированная техника, выполняют часть работы за людей. Поэтому они закрывают некоторые задачи, которые оказывались трудоемкими, а бонусом — экономят время сотрудников.

Причем терминалы оказались полезными в работе сразу нескольких отделов.

Отдел сборки и комплектования

Для сотрудников, занимающихся сборкой товаров, терминалы предназначались в первую очередь. Ведь именно менеджеры склада взаимодействуют с товарами больше остальных.

Вот, какие преимущества дает терминал работе отдела.

• Оперативность сборки. При поиске товара с помощью терминала нет необходимости самостоятельно выискивать нужные наименования и артикулы, ведь устройство при помощи сигналов подтвердит, тот это товар или нет. Более того, с терминала автоматически создается расходная накладная, и вероятность того, что товар будет выведен со склада именно тот, который был в заказе, увеличивается.
• Точность определения. Ошибиться в выборе товара не даст сигнал терминала, предупреждающий, что отсканировали не то, что нужно. Система строится на ID-номерах и штрихкодах, которые есть у каждой товарной позиции. Они хранятся в базе данных терминала, поэтому он точно определит нужный материал и не даст перепутать похожие товарные позиции.
• Отслеживание статуса. Устройство дает возможность следить за статусом заказа. Терминал можно привязать к компьютеру и смотреть, на каком этапе находится заявка: оформление, поиск товара или отгрузка. Эти же данные выводятся в процентах для удобства. Такая опция дает менеджерам возможность дополнительно обрабатывать заказ в режиме реального времени и давать обратную связь покупателю при необходимости.

Отдел закупок

Благодаря нововведению задачи по сборке заказов стали закрываться быстрее. В среднем количество отгрузок в день после внедрения терминала выросло почти в 2 раза: раньше за смену обрабатывалось 20 заявок, а теперь — до 40. Это повысило уровень товарооборота, в результате чего возникла потребность в заказе новых материалов на склад. Работа у отдела закупки также возросла, а с ней появилась потребность в оптимизации рабочих процессов.

Чтобы закрыть потребность, здесь тоже решили прибегнуть к помощи терминалов сбора данных. При поступлении новых товаров их также считывают с помощью устройства и сохраняют данные в программе. Затем они передаются в работу IT-специалистов, которые связывают персональные коды товара с интернет-магазином.

Еще одно преимущество — сокращается время приемки и освобождается под другую работу. Менеджеру по закупкам больше не приходится проверять товар “по бумажкам”, ведь за него это делает терминал. Поэтому теперь у сотрудников есть возможность проверять товары более тщательно, а именно — смотреть сроки годности и идентификационные эмблемы. Такая оценка дает им возможность грамотно выставлять цену и запускать товары в продажу как можно скорее.

Как в магазине Прораб.Шоп планируется развивать автоматизацию дальше

По словам Антона Токанина, терминалы значительно оптимизируют рабочие процессы. Вместо долгого выполнения ручной работы у менеджеров теперь есть возможность обрабатывать большее количество заказов. Это значит, что прибыль компании растет, а также расширяется аудитория.

Успех нововведения проявляется еще и в том, что на использование терминалов в “Прорабе” ежедневно выстраивается очередь из менеджеров отделов, которым нужно проверить товары. По этой причине планируется закупить еще как минимум 2 новых терминала в ближайшем будущем, чтобы сотрудники могли пользоваться ими в свободном доступе. А в дальнейшем — приобрести терминалы для индивидуального пользования каждого менеджера.

Таким образом, техническое устройство по работе с товарами закрывает большое количество рабочих задач. Помимо скорости работы, оно также позволяет считывать статистику по скорости обработки заявок. Это дает дополнительную возможность оценить работу отделов и отдельных менеджеров. Поэтому эти терминалы — отличное решение, которое позволяет решить целый ряд управленческих задач — от закрытия проблем в рабочих процессах до развития бизнеса в целом.

Опубликовано 27 июля, 2023 Обновлено 27 июля, 2023 Пользователем admin